نقش مستندسازی در مدیریت دانش سازمانی: مطالعه موردی پژوهشکده سامانه های ماهواره

نویدی, فاطمه; ریاحی نیا, نصرت

doi:10.22055/slis.2017.12076

نقش مستندسازی در مدیریت دانش سازمانی: مطالعه موردی پژوهشکده سامانه های ماهواره

نوع مقاله : علمی پژوهشی

نویسندگان

فاطمه نویدی ¹

نصرت ریاحی نیا ²

¹ دانشجوی دکتری دانشگاه خوارزمی

² دانشگاه خوارزمی

https://doi.org/10.22055/slis.2017.12076

چکیده

زمینه و هدف.کارکنان یک سازمان به عنوان مهم‌ترین سرمایه‌های سازمان به شمار می‌آیند که در طول خدمت خود در سازمان کوله‌باری از تجارب، مهارت‌ها و دانش فنی را کسب می‌کنند. اگر این مهارت‌ها و دانش فنی مستند نشود، با قطع همکاری این افراد از سازمان، این دانش فنی از بین می‌رود. بنابراین، به منظور حفظ این دانش ارزشمند، پرهیز از دوباره‌کاری، اجتناب از تکرار اشتباهات گذشته و انتقال تجارب به کارکنان تازه‌وارد، مستندسازی یک ضرورت به‌شمار می‌آید. بر این اساس مطالعه حاضر به بررسی نقش مستندسازی در مدیریت دانش سازمانی به عنوان ابزاری ضروری برای اشتراک‌گذاری تجارب می‌پردازد.
روش. این پژوهش از انواع پژوهش توسعه‌ای کاربردی با رویکرد کیفی است که به روش تحلیل مضمون صورت گرفته است. ابزار به کار گرفته شده، مصاحبه نیمه ساختاریافته است و جامعه مورد مطالعه، 18 نفر از پژوهشگران شاغل در پروژه‌های پژوهشکده سامانه‌های ماهواره وابسته به سازمان فضایی ایران می‌باشند.
یافته‌ها. دانشی که در پروژه‌ها جریان دارد ترکیبی از دانش چرایی، چه چیزی، چه کسی و چگونگی است که سهم بیشتری از این دانش‌ها از نظر ماهیت، دانش ضمنی است که بخش زیادی از این دانش در اسناد پروژه‌ها منعکس نمی‌شود.
نتیجه‌گیری. با توجه به ضرورت مستندسازی در انتقال دانش و نقش مهم آن در مدیریت دانش باید اقداماتی برای فرهنگ سازی تسهیم دانش در پژوهشکده صورت گیرد. از جمله برگزاری سمینارهایی برای آشنایی کارشناسان و مدیران برای ضرورت حفظ و انتقال دانش، آموزش مستندسازی و گزارش‌نویسی فنی، توجه به حقوق مالکیت فکری نویسندگان و افزایش جو اعتماد در پژوهشکده.

کلیدواژه‌ها

"مستندسازی"

"مدیریت دانش"

"دانش ضمنی"

"انتقال دانش"

عنوان مقاله English

The role of documentation in organizational knowledge management: A case study at satellite research institute

چکیده English

Background/aim. Employees, as the most important assets of an organization, acquire a great deal of experience, skills and knowledge throughout the time period they work for the organization. If their skills and technical knowledge are not documented properly, they will be lost as soon as employees leave the organization. Therefore, documentation is necessary in order to preserve this invaluable knowledge, avoid duplication and repeated mistakes occurred in the past.Thus, this research elaborates on the role of organizational knowledge management as an essential tool for sharing the gained experience with others.
Methodology. This research is developmental applied research with qualitative approach and it was conducted using thematic analysis method.This method includes a semi-structured interview with 18 researchers conducting research projects at satellite research institute under the supervision of Iran Space Agency.
Findings. The projects contain knowledge that is a combination of “know why”, “know what”, “know who” and “know how”. A large amount of this knowledge is the tacit knowledge. Most of this tacit knowledge is not reflected in the project documents.
Conclusion. Considering the necessity of documentation within the knowledge transfer process and its important role in knowledge management; some steps need to be taken in order to make the knowledge sharing an organizational culture in institute, Such steps include holding introductory seminars for experts and managers to explain the importance of preserving and sharing the knowledge, conducting training classes for technical documentation,focusing on the intellectual property of writers,to establish and increase trust among the Institute personnel.

کلیدواژه‌ها English

"Documentation"

" Knowledge management"

" Tacit knowledge"

"knowledge transfer"

انواری رستمی، علی اصغر و شهائی، بهنام (1388). مدیریت دانش و سازمان یادگیرنده: تحلیلی بر نقش مستندسازی سازمان یادگیرنده. مدیریت فناوری اطلاعات، (2):3-18، دسترسی آنلاین در: http://www.noormags.ir/view/fa/articlepage/25742/12/text ، تاریخ بازیابی: 21/04/93.

پورسلیمانیان، فریده (1390). اهمیت مستندسازی و رعایت حقوق مالکیت فکری جهت توسعه نوآوری و مدیریت فناوری در صنایع کشور. فصلنامه توسعه تکنولوژی صنعتی، (17): 41-52، دسترسی آنلاین در: http://jtd.iranjournals.ir/pdf_1717_3c36164cce91b91e07b81883e6d56d6b.html

تاریخ بازیابی: 21/04/93.

تولایی، روحالله (1387). ارائه مدل بومی مستندسازی تجربیات خبرگان در صنعت نفت جمهوری اسلامی ایران. فصلنامه مدیریت و منابع انسانی در صنعت نفت، شماره(5): 51-78، دسترسی آنلاین در: http://www.noormags.com/view/fa/articlepage/558667 ، تاریخ بازیابی 28/03/93.

جعفری مقدم، سعید (1383). خلاصه مستندسازی تجربیات مدیران (از دیدگاه مدیریت دانش). دسترسی آنلاین در: www.imi.ir/Dcuments/kotob/DManagement.pdf ، تاریخ بازیابی: 28/03/93.

حیدری، طیبه و امیری، عبدالرضا و حیدری، معصومه (1390). مفهوم شناسی دانش فنی و تبیین عوامل مرتبط با منسوخ شدن آن در سازمان. دومین کنفرانس مدیریت اجرایی، دسترسی آنلاین در: http://www.embaconference.com ، تاریخ بازیابی: 28/03/93.

شعبانی، الهام و بهاریفر، علی و صالحی، علی (1384). طراحی ساختار نظام مستندسازی تجربیات سازمانی مدیران. فصلنامه مدرس علوم انسانی، ویژهنامه مدیریت، ص. 23-52، دسترسی آنلاین در: http://www.sid.ir/fa/viewssid/J_pdf/53413844204.pdf، تاریخ بازیابی 12/04/93.

عابدی جعفری، حسن و تسلیمی، محمدسعید و فقیهی، ابوالحسن و شیخزاده، محمد (1390). تحلیل مضمون و شبکه مضامین. اندیشه مدیریت راهبردی، سال پنجم، (2): 10: 151-198، دسترسی آنلاین در: http://www.ensani.ir/fa/content/301032/default.aspx ، تاریخ بازیابی: 20/03/93.

مدنی بروجنی، امیرحسین (1390). نقش مستندسازی تجربیان مدیران و کارشناسان در توسعه دانش: مطالعه موردی سازمان فرهنگی- هنری شهرداری تهران. دسترسی آنلاین در http://www.artqazvin.ir/Default.aspx?page=8799&section=newlistItem&mid=40942&pid=24303 .تاریخ بازیابی 20/04/93

نجفی ساروکلائی، محمدرضا (1392). مدیریت دانش و مستندسازی پروژهها. دسترسی آنلاین در http://www.sc4.ir/2013-09-28-06-10/ ، تاریخ بازیابی 21/04/93.

Alhawamdeh, Suliman (2002). Knowledge management: rethinking information management and facing the chanllenges of managing tacit knowledge. Information Research, 8(1). Available online at: http://www.informationr.net/ir/8-1/paper143.html

Fernández-Cavia, José (2008). Knowledge and documentation needs in the development of advertising campaigns, Hipertext.net, No. 6, available online at: http://www.hipertext.net , accessed: 14/04/93.

Ghasemi, Hossein & Shami Zanjani, Mehdi & Mousakhani, Mohammad (2012). Identification and documentation of managerial experiences: a conceptual framework. 13th European Conference on Knowledge Management, Cartagena, Spain, 6-7 September 2012.

Gavrilova, Tatiana & Andreeva, Tatiana (2012). Knowledge elicitation techniques in a knowledge management context. Knowledge Management, 16(4): 523- 534, available online at: http://www.10.1108/13673271211246112, accessed: 10 /04/93.

Lynn, Garys & Reilly, Richard R& Akgun, Alie (2000). Knowledge management in new product teams: practices and outcomes. IEEE Transactions on Engineering Management, 47(2): 221- 231.

Murphy, Emma (2014). How to create a knowledge transfer approach to ensure change is sustained change management. Available online at: https://www.thechangesource.com/how-to-create-a-knowledge-transfer-approach-to-ensure-change-is-sustained, accessed: 28/03/93.

Nastase, Pavel & et al (2009). From document management to knowledge management. Annuals universitatis apalensis series economica, 11(1): 325- 334, available online at: http://www.oeconomica.uab.ro/upload/lucrari/1120091/34.pdf, accessed: 28/03/93.

Renzl, Birgit (2008). Trust in management and knowledge sharing: the mediating effects of fear and knowledge documentation. Omega, 36: 206- 220, available online at: http://10.1016/j.omega.2006.06.005, accessed: 12/03/93.

Yahya, Salleh & Goh, Wee- Keat (2002). Managing human resources toward achieving knowledge management. Knowledge Management, 6, (5): 457- 468, avialable online at: http://www.emeraldinsignt.com/1367-3270.htm , accessed: 12/04/93.